Téléchargez notre trame d’entretien professionnel de reprise pour réussir la réintégration d’un salarié après une absence (arrêt, congé maternité, maladie, sabbatique, etc.). Cet article explique le cadre légal, les objectifs RH et la gestion pratique de l’échange, puis propose un modèle de document à adapter à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un entretien professionnel de reprise ?
L’entretien professionnel est un rendez-vous centré sur les perspectives d’évolution du collaborateur. Cela vise son parcours, ses compétences, sa formation et son employabilité. Il ne s’agit pas d’une évaluation de la performance.
Cette entrevue est obligatoire tous les deux ans et doit aussi être proposée au retour de certaines absences ou congés. L’objectif est d’aligner poste et objectifs avec la situation du salarié, d’identifier les actions utiles (formation, aménagement, changements d’organisation) et de sécuriser la réintégration au sein de l’équipe.
À noter
Ne confondez pas cet entretien RH avec la visite de reprise (médicale), qui vérifie l’aptitude et d’éventuels aménagements du poste : ce sont deux démarches complémentaires.
Que dit la loi ? Obligations et droits
Parmi les obligations de l’employeur, en vertu de l’article L.6315-1 du Code du travail, ce dernier doit organiser pour chaque salarié un entretien professionnel tous les 2 ans (avec un état des lieux à 6 ans) et le proposer au retour de certaines absences (ex. congé maternité, parental, adoption, proche aidant, sabbatique, mandat syndical ou arrêt long), sous peine de sanctions en cas de manquement. Voici tous les détails de ce processus.
Périodicité et état des lieux
L’employeur organise un entretien professionnel tous les 2 ans pour tous les salariés (quel que soit le contrat) et un état des lieux à 6 ans pour vérifier les actions menées (formations, certifications, progression). Des sanctions existent en cas de manquement (abondement correctif du CPF dans certaines situations).
Entretien professionnel de reprise : les déclencheurs “reprise”
L’entretien doit être proposé au retour des absences suivantes :
- Congé maternité ;
- Congé parental d’éducation (temps plein ou partiel) ;
- Congé d’adoption ;
- Congé de proche aidant ;
- Congé sabbatique ;
- Période de mobilité volontaire sécurisée (entreprises ≥ 300 salariés) ;
- Période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption ;
- Arrêt de travail pour maladie d’au moins 6 mois ;
- Et mandat syndical.
Visite de reprise à distinguer
Elle est obligatoire après un congé maternité, une maladie professionnelle, un accident du travail avec arrêt supérieur à 30 jours, ou une maladie, ou accident non professionnel avec arrêt supérieur à 60 jours. Elle doit être organisée dans les 8 jours suivant la reprise.
Entretien pro, et non entretien d’évaluation
Le premier traite d’employabilité et de formation ; le second mesure la performance (augmentations, promotions). Ils peuvent se tenir le même jour si la distinction est explicite dans les supports et le déroulé.
Qui est concerné par un entretien professionnel de reprise ?
Tous les salariés (CDI, CDD, alternants, temps partiel, télétravail) sont concernés. L’employeur convie le salarié et organise un échange formalisé. La présence du manager est utile, avec l’appui de la DRH.
L’entretien peut avoir lieu sur site (lieu calme) ou à distance si les parties en conviennent, en garantissant la confidentialité et la traçabilité (compte rendu signé, archivage dans votre logiciel RH).
Buts et objectifs RH
L’entretien de reprise permet de :
- Refaire le point sur le parcours et les compétences, y compris celles développées pendant l’absence ;
- Identifier les besoins de formation (mise à niveau, certification, accompagnement managérial) ;
- Définir des objectifs réalistes au regard des changements (équipe, process, logiciel, organisation, charge) ;
- Sécuriser la réintégration : adaptations possibles du poste, rythme, télétravail, horaires, et prise en compte des éventuelles préconisations médicales.
Comment préparer et conduire l’entretien professionnel de reprise?
Avant l’échange, envoyez une convocation mentionnant l’objet (entretien professionnel), la date, le lieu, la durée (entre 45 et 60 min) et les documents à consulter (fiche de poste, formations suivies).
Côté employeur, regroupez les éléments de gestion utiles (évolutions d’équipe, outils, priorités) sans transformer la séance en évaluation.
Pendant l’échange, créez un cadre professionnel et bienveillant, laissez le collaborateur exprimer ses attentes, confrontez-les aux besoins de l’entreprise, puis co-décidez d’un plan d’action (formations, tutorat, ajustement des missions, mobilité, jalons d’évaluation future). Finalisez par un compte rendu cosigné (sous format Word ou PDF). Il est archivé dans votre outil RH et transmis au salarié.
Après l’entretien, lancez les actions nécessaires à l’instar d’une inscription, d’un accompagnement ou d’aménagements) et planifiez un point de suivi à 3 mois. Si une visite de reprise a émis des préconisations, intégrez-les au document et ajustez si besoin la place du salarié dans l’équipe.
Trame d’entretien professionnel de reprise
Astuce : téléchargez le modèle complet et partagez-le au manager pour préparer les points importants. Voici un aperçu de ce qu’il contient.
1. Contexte et retour d’absence
Il convient de préciser le type d’absence (arrêt maladie, congé maternité, parental, adoption, sabbatique, etc.), d’acter la date de retour et de rappeler le poste occupé avant l’absence. Les changements intervenus (organisation, outils, logiciel, équipe) sont signalés et, le cas échéant, la visite de reprise est coordonnée avant la reprise effective.
2. Parcours et compétences
Un bilan des compétences mobilisées est dressé, les écarts éventuels par rapport aux attendus du poste sont identifiés et l’employabilité du salarié sur le poste actuel comme sur des périmètres connexes est appréciée.
3. Objectifs et moyens
Des objectifs réalistes à 3–6 mois sont fixés, les priorités sont hiérarchisées et les ressources nécessaires (temps, appui du manager, accès aux outils) sont allouées. Des indicateurs simples sont définis afin de mesurer l’avancement et ajuster la trajectoire si besoin.
4. Formation et accompagnement
Les actions de formation pertinentes (interne, CPF) sont sélectionnées, un calendrier est arrêté et les responsables de mise en œuvre sont désignés. Les modalités d’accompagnement (mentorat, tutorat, coaching) sont précisées pour sécuriser la montée en compétences.
5. Aménagements et réintégration
L’organisation du retour est définie (rythme, télétravail, horaires) et articulée avec les recommandations issues de la visite de reprise lorsque celle-ci est requise. Le lieu de travail est confirmé et les aménagements utiles sont mis en place afin de faciliter la réintégration au sein de l’équipe.
6. Suivi et signatures
L’entretien est clos en fixant la date du prochain échange et en listant les personnes impliquées (employeur, manager, salarié). Le compte rendu est signé, le document est diffusé aux parties prenantes et les points de contact sont communiqués pour assurer le suivi des actions.
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