Logiciel de note de frais : suivez, validez et remboursez sans effort
Maîtrisez et visualisez vos dépenses avec malibou. Une interface simple pour valider les notes de frais en quelques clics.
malibou, votre partenaire de confiance
Automatisez la saisie
Approuvez les demandes
Visibilité des dépenses des équipes
Choisissez comment les rembourser
Saisie et gestion des notes de frais en 3 clics
Création d’une note de frais depuis l’espace personnel
Scan et reconnaissance du justificatif
Adapté à tous les types de dépenses
Validation rapide et automatisée des dépenses professionnelles
Validation groupée
Consultez les frais par équipe
Prise en compte possible sur les bulletins de paie
Une gestion simple et dématérialisée
Exports de notes de frais pour suivi comptable
Déduction automatique du nombre de titres-restaurant
Possibilité de payer les notes de frais hors de la paie
Faites comme Marc, Karen et Alain qui utilisent malibou pour leur gestion RH et paie
“Grâce à malibou je ne perds plus de temps sur la paie chaque mois et je peux me concentrer sur mon entreprise. La paie me prends quelques minutes et en plus je suis accompagné par mon expert dédié qui répond à mes questions très rapidement quand j’ai besoin d’une précision”
Marc Laurent
CEO et fondateur de CarbonFact
“Nous n’avons pas trouvé d’équivalent à malibou lors de notre benchmark qui répondait aux besoins de paie, de SIRH et d’accompagnement. Avoir un interlocuteur dédié, expert en paie, directement dans l’outil, et qui maîtrise le droit social et la paie est un énorme avantage.”
Karen Guney
Resp RH & Administratif de Studio Meta
“malibou est la solution la plus générique du marché, qui s’adapte à tout le monde et qui combine interface ergonomique et accompagnement humain personnalisé. C’est agréable d’avoir un point d’accès en direct avec une personne experte, un avantage que je n’avais pas avec l’outil précédent.”
Alain Chabanne
CEO et co-fondateur de Sharpstone
Vous avez des questions, nous avons les réponses.
Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais et pourquoi l’utiliser ?
Un logiciel de notes de frais permet de dématérialiser la gestion des notes de frais, de faciliter leur remboursement, leur traitement ainsi que leur comptabilisation en paie.
Vos employés peuvent saisir simplement leurs dépenses professionnelles sur un logiciel adapté avec un justificatif, et vous pouvez les approuver ou les rejeter. Les notes de frais pourront ensuite être comptabilisées en paie et remboursées directement via le logiciel de paie dans le salaire mensuel ou en dehors.
Un logiciel de gestion des notes de frais est essentiel pour garder le contrôle sur les dépenses.
Vos employés peuvent saisir simplement leurs dépenses professionnelles sur un logiciel adapté avec un justificatif, et vous pouvez les approuver ou les rejeter. Les notes de frais pourront ensuite être comptabilisées en paie et remboursées directement via le logiciel de paie dans le salaire mensuel ou en dehors.
Un logiciel de gestion des notes de frais est essentiel pour garder le contrôle sur les dépenses.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des notes de frais ?
Avant de choisir un logiciel de notes de frais, assurez-vous qu’il réponde à vos besoins en matière de budget et de processus :
- Une interface simple et intuitive
- Un accompagnement disponible si vous avez des questions
- La possibilité de déposer une note de frais depuis un téléphone pour les salariés qui se déplacent beaucoup
Chez malibou, nous avons développé une solution de gestion des notes de frais pour répondre de la meilleure manière aux besoins de nos clients :
- Scan et reconnaissance du justificatif pour faire gagner du temps aux employés et éviter les erreurs lors de la saisie
- Export des notes de frais pour le suivi comptable
- Déduction automatique du nombre de titres-restaurants
- Possibilité de payer les notes de frais hors paie
- Consultation en temps réel des notes de frais de votre équipe pour un meilleur suivi et contrôle des dépenses
Associez votre gestion des notes de frais à un logiciel de gestion du temps pour un meilleur suivi des déplacements professionnels et des heures travaillées
- Une interface simple et intuitive
- Un accompagnement disponible si vous avez des questions
- La possibilité de déposer une note de frais depuis un téléphone pour les salariés qui se déplacent beaucoup
Chez malibou, nous avons développé une solution de gestion des notes de frais pour répondre de la meilleure manière aux besoins de nos clients :
- Scan et reconnaissance du justificatif pour faire gagner du temps aux employés et éviter les erreurs lors de la saisie
- Export des notes de frais pour le suivi comptable
- Déduction automatique du nombre de titres-restaurants
- Possibilité de payer les notes de frais hors paie
- Consultation en temps réel des notes de frais de votre équipe pour un meilleur suivi et contrôle des dépenses
Associez votre gestion des notes de frais à un logiciel de gestion du temps pour un meilleur suivi des déplacements professionnels et des heures travaillées
Quels sont les éléments qui doivent figurer sur une note de frais ?
Plusieurs informations doivent figurer sur une note de frais :
- La date à laquelle la dépense a été engagée
- Le montant total de la dépense
- Si cette dépense est soumise à la TVA, le % appliqué et le montant associé (visible sur votre facture)
- Le justificatif de votre dépense (par exemple une photo de votre facture, de votre titre de transport, etc.)
- Le montant qui doit être remboursé par l’employeur
- La date à laquelle la dépense a été engagée
- Le montant total de la dépense
- Si cette dépense est soumise à la TVA, le % appliqué et le montant associé (visible sur votre facture)
- Le justificatif de votre dépense (par exemple une photo de votre facture, de votre titre de transport, etc.)
- Le montant qui doit être remboursé par l’employeur
Quels sont les meilleurs logiciels de note de frais ?
Le meilleur logiciel de notes de frais dépend des besoins de votre entreprise.
Un bon outil doit :
- Réduire les actions manuelles
- Permettre un suivi des dépenses professionnelles précis
- Permettre la dématérialisation des justificatifs
- Automatiser les remboursements des frais en question
Un bon outil doit :
- Réduire les actions manuelles
- Permettre un suivi des dépenses professionnelles précis
- Permettre la dématérialisation des justificatifs
- Automatiser les remboursements des frais en question
Quelles sont les dépenses professionnelles éligibles aux notes de frais ?
Les dépenses professionnelles éligibles aux notes de frais sont celles engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle et qui sont nécessaires à l'exécution de leurs missions.
Elles doivent être justifiées par un reçu ou une facture et respecter les politiques internes de l'entreprise.
Voici les principales catégories de dépenses professionnelles éligibles :
Frais de déplacement :
- Transport en commun (train, avion, bus, métro)
- Carburant et péages pour les déplacements en voiture personnelle ou de fonction
- Location de véhicule professionnel
- Indemnités kilométriques pour l'utilisation du véhicule personnel
Frais de repas :
- Repas pris dans le cadre professionnel (déplacements, réunions d'affaires)
- Repas d'affaires avec des clients, partenaires ou collaborateurs
- Frais de restauration lors de séminaires, conférences ou formations
Frais d'hébergement :
- Hôtel ou autres solutions d’hébergement lors de déplacements professionnels
- Frais annexes liés à l’hébergement (petit-déjeuner, taxe de séjour)
Frais de télécommunication et d'internet :
- Abonnement téléphonique professionnel
- Utilisation de données mobiles lors de déplacements
- Frais d'accès internet dans des lieux publics (hôtels, espaces de coworking)
Frais de représentation :
- Cadeaux d'affaires (dans la limite des plafonds légaux)
- Invitations clients (dîners, événements professionnels)
Frais de formation et documentation :
- Participation à des séminaires, conférences ou formations professionnelles
- Achat de livres, abonnements à des revues professionnelles
Frais de matériel professionnel :
- Achat de fournitures de bureau
- Équipements nécessaires à l’exercice de l’activité (ordinateur, logiciels)
Ces dépenses doivent être en lien direct avec l'activité professionnelle et justifiées par des reçus ou factures détaillées.
Il est important de consulter la politique de l'entreprise et les réglementations fiscales pour vérifier l'éligibilité des dépenses aux remboursements.
Elles doivent être justifiées par un reçu ou une facture et respecter les politiques internes de l'entreprise.
Voici les principales catégories de dépenses professionnelles éligibles :
Frais de déplacement :
- Transport en commun (train, avion, bus, métro)
- Carburant et péages pour les déplacements en voiture personnelle ou de fonction
- Location de véhicule professionnel
- Indemnités kilométriques pour l'utilisation du véhicule personnel
Frais de repas :
- Repas pris dans le cadre professionnel (déplacements, réunions d'affaires)
- Repas d'affaires avec des clients, partenaires ou collaborateurs
- Frais de restauration lors de séminaires, conférences ou formations
Frais d'hébergement :
- Hôtel ou autres solutions d’hébergement lors de déplacements professionnels
- Frais annexes liés à l’hébergement (petit-déjeuner, taxe de séjour)
Frais de télécommunication et d'internet :
- Abonnement téléphonique professionnel
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- Frais d'accès internet dans des lieux publics (hôtels, espaces de coworking)
Frais de représentation :
- Cadeaux d'affaires (dans la limite des plafonds légaux)
- Invitations clients (dîners, événements professionnels)
Frais de formation et documentation :
- Participation à des séminaires, conférences ou formations professionnelles
- Achat de livres, abonnements à des revues professionnelles
Frais de matériel professionnel :
- Achat de fournitures de bureau
- Équipements nécessaires à l’exercice de l’activité (ordinateur, logiciels)
Ces dépenses doivent être en lien direct avec l'activité professionnelle et justifiées par des reçus ou factures détaillées.
Il est important de consulter la politique de l'entreprise et les réglementations fiscales pour vérifier l'éligibilité des dépenses aux remboursements.
Comment fonctionne la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ?
La dématérialisation des justificatifs permet de remplacer les reçus papier par des versions digitalisées, ce qui accélère le traitement et réduit les risques de perte.
Voici comment cela fonctionne :
- Scan et importation des justificatifs : Les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs (tickets de caisse, factures, reçus) depuis leur smartphone ou les importer directement depuis leur ordinateur.
- Reconnaissance automatique des informations : Grâce à une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), le logiciel extrait automatiquement les informations essentielles (date, montant, TVA, fournisseur) pour remplir la note de frais.
- Validation et archivage sécurisé : Une fois les notes de frais soumises, elles sont validées par le manager ou le service comptabilité en un clic. Les justificatifs sont ensuite archivés de manière sécurisée, garantissant leur intégrité et leur conformité aux - obligations légales de conservation.
- Intégration automatique dans la paie : Les montants validés sont automatiquement intégrés dans le calcul de la paie, évitant ainsi les erreurs de saisie et les doublons.
- Accès en ligne et suivi en temps réel : Collaborateurs et managers peuvent consulter à tout moment l’état de leurs notes de frais (soumis, validés, remboursés), offrant ainsi une transparence totale.
malibou permet une gestion des notes de frais digitalisée, garantissant une meilleure conformité et un suivi optimisé des dépenses professionnelles.
Avec malibou, vous pouvez facilement dématérialiser, soumettre et valider vos notes de frais tout en garantissant leur conformité légale et administrative.
Voici comment cela fonctionne :
- Scan et importation des justificatifs : Les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs (tickets de caisse, factures, reçus) depuis leur smartphone ou les importer directement depuis leur ordinateur.
- Reconnaissance automatique des informations : Grâce à une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), le logiciel extrait automatiquement les informations essentielles (date, montant, TVA, fournisseur) pour remplir la note de frais.
- Validation et archivage sécurisé : Une fois les notes de frais soumises, elles sont validées par le manager ou le service comptabilité en un clic. Les justificatifs sont ensuite archivés de manière sécurisée, garantissant leur intégrité et leur conformité aux - obligations légales de conservation.
- Intégration automatique dans la paie : Les montants validés sont automatiquement intégrés dans le calcul de la paie, évitant ainsi les erreurs de saisie et les doublons.
- Accès en ligne et suivi en temps réel : Collaborateurs et managers peuvent consulter à tout moment l’état de leurs notes de frais (soumis, validés, remboursés), offrant ainsi une transparence totale.
malibou permet une gestion des notes de frais digitalisée, garantissant une meilleure conformité et un suivi optimisé des dépenses professionnelles.
Avec malibou, vous pouvez facilement dématérialiser, soumettre et valider vos notes de frais tout en garantissant leur conformité légale et administrative.
Pourquoi choisir malibou pour la gestion des notes de frais ?
Choisir malibou pour la gestion de vos notes de frais, c’est opter pour une solution simple, automatisée et conforme aux exigences légales.
Voici pourquoi malibou se distingue :
- Saisie rapide et simplifiée : Les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs depuis leur smartphone ou les importer directement depuis leur ordinateur, en quelques clics.
- Reconnaissance automatique des justificatifs : Grâce à la technologie OCR, malibou extrait automatiquement les informations clés (date, montant, TVA, fournisseur), réduisant ainsi les erreurs de saisie et le temps de traitement.
- Validation en un clic : Les managers peuvent valider ou refuser les notes de frais en un seul clic, avec un suivi transparent des justificatifs fournis.
- Intégration automatique dans la paie : Les montants validés sont automatiquement pris en compte dans le calcul de la paie, évitant les erreurs de saisie manuelle et les doublons.
- Archivage sécurisé et conformité légale : Tous les justificatifs sont stockés de manière sécurisée et conformes aux obligations légales de conservation des documents comptables.
- Visibilité et transparence : Les collaborateurs peuvent suivre l’état de leurs notes de frais en temps réel (soumis, validés, remboursés), garantissant une transparence totale.
- Gain de temps et réduction des erreurs : En automatisant la saisie, la validation et l'intégration dans la paie, malibou simplifie le processus de gestion des notes de frais, tout en limitant les risques d’erreurs.
En choisissant malibou, vous offrez à vos équipes une expérience fluide et moderne tout en optimisant vos processus administratifs.
Plus besoin de gérer des piles de papiers : tout est dématérialisé, sécurisé et intégré.
Voici pourquoi malibou se distingue :
- Saisie rapide et simplifiée : Les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs depuis leur smartphone ou les importer directement depuis leur ordinateur, en quelques clics.
- Reconnaissance automatique des justificatifs : Grâce à la technologie OCR, malibou extrait automatiquement les informations clés (date, montant, TVA, fournisseur), réduisant ainsi les erreurs de saisie et le temps de traitement.
- Validation en un clic : Les managers peuvent valider ou refuser les notes de frais en un seul clic, avec un suivi transparent des justificatifs fournis.
- Intégration automatique dans la paie : Les montants validés sont automatiquement pris en compte dans le calcul de la paie, évitant les erreurs de saisie manuelle et les doublons.
- Archivage sécurisé et conformité légale : Tous les justificatifs sont stockés de manière sécurisée et conformes aux obligations légales de conservation des documents comptables.
- Visibilité et transparence : Les collaborateurs peuvent suivre l’état de leurs notes de frais en temps réel (soumis, validés, remboursés), garantissant une transparence totale.
- Gain de temps et réduction des erreurs : En automatisant la saisie, la validation et l'intégration dans la paie, malibou simplifie le processus de gestion des notes de frais, tout en limitant les risques d’erreurs.
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