Modèle d'entretien professionnel : exemple, guide et conseils

Téléchargez notre modèle d’entretien professionnel prêt à l’emploi pour structurer vos échanges entre employeur et salarié : définition, cadre légal, trame, questions importantes, document de compte rendu et plan d’actions figurent ici.

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire tous les deux ans entre l’employeur et chaque salarié. Il sert à envisager les perspectives d’évolution, à identifier les compétences à développer, à discuter des formations utiles et à formaliser un plan d’actions réaliste et opérationnelle.

Ce n’est pas une évaluation de performance : il s’agit d’un échange dédié à l’employabilité et à la projection professionnelle au sein de l’entreprise. Il s’inscrit dans une logique de développement durable des compétences.

Découvrez notre logiciel de gestion des entretiens et centralisez toutes vos campagnes d'entretien au même endroit. 

Que dit la loi ? Obligations et droits

Le Code du travail impose l’organisation d’un entretien tous les deux ans et la réalisation, tous les six ans, d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié avec remise d’un document écrit.

L’entretien doit aussi être proposé au retour de certaines absences : congé maternité, congé parental d’éducation, congé d’adoption, congé de proche aidant, congé sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, activité à temps partiel après maternité ou adoption, retour d’un arrêt maladie de plus de 6 mois, ou à l’issue d’un mandat syndical.

Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, l’absence d’entretiens et d’au moins une formation non obligatoire sur six ans peut entraîner un abondement correctif de trois mille euros au CPF (3 000 € pour les entreprises de 50 salariés ou plus si, sur 6 ans, le salarié n’a pas eu les entretiens et au moins une formation non obligatoire) au bénéfice du salarié.

Qui est concerné et dans quel cadre ?

Sont concernés tous les salariés, quel que soit leur contrat, dès l’embauche, et pendant l’emploi. L’entreprise peut organiser la campagne par équipes, métiers, périodes, avec une trame partagée et des supports uniformisés afin de garantir l’équité et la traçabilité.

L’entretien s’intègre dans la gestion de l’année RH. Il peut être conduit sur site ou en visioconférence, à condition d’assurer la confidentialité, la sécurité des échanges, la conservation du document et l’archivage dans votre logiciel RH.

Comment préparer l’entretien (convocation, pièces, méthode) ?

Envoyez une convocation précisant l’objet « entretien professionnel », la date, le lieu, la durée indicative et les supports utilisés, puis rappelez la base légale en mentionnant l’article L.6315-1 du Code du travail.

Côté pièces, préparez les informations suivantes :

• Historique des entretiens et formations suivies ;
• Bilan des compétences mobilisées et des réalisations clés ;
• Éléments d’organisation et objectifs de l’équipe ;
• Souhaits d’évolution et pistes de développement.

Enfin, invitez le salarié à partager ses attentes, ses contraintes éventuelles, ses intérêts, ses idées de formation, et ses préférences sur le rythme et les modalités d’apprentissage.

Trame d’entretien professionnel : extrait du modèle

Téléchargez la trame complète. Le modèle inclut le compte rendu, la synthèse des besoins de formation et le plan d'action.

1. Ouverture et rappel du cadre

Il convient de préciser l’objet du rendez-vous, de rappeler que l’entretien est prévu par le Code du travail et, s’il y a lieu, par accord collectif. Il faut délimiter la période examinée, généralement l’année écoulée, et cadrer le périmètre en décrivant les missions et l’organisation de l’équipe.

2. Parcours, poste et compétences

Il s’agit d’analyser le parcours récent, d’éclairer le contenu du poste, puis de dresser le bilan des compétences techniques et transverses. Il convient d’identifier les écarts par rapport aux attendus, de repérer les points d’appui et de qualifier les axes de progression.

3. Objectifs de développement et formations

Il convient de fixer des objectifs de développement à six ou douze mois, d’aligner les priorités avec la stratégie, de recenser les formations pertinentes, d’en arrêter les modalités et le calendrier, puis de définir les indicateurs qui permettront d’évaluer l’avancement et l’impact.

4. Évolution, mobilité et conditions de réussite

L’entretien doit explorer les scénarios d’évolution, valider les envies de mobilité, apprécier les opportunités internes et les projets transverses, puis préciser les conditions de réussite, notamment l’accès aux ressources, au mentorat et aux outils nécessaires.

5. Actions, engagements et suivi

À l’issue de l’échange, il convient d’arrêter les engagements de part et d’autre, de nommer les responsables, de planifier les jalons, de prévoir un point d’étape et d’archiver le document signé dans l’outil RH afin d’assurer un suivi rigoureux et mesurable.

Compte rendu et suite : sécuriser le dispositif

Rédigez un compte rendu clair, co-signez-le et archivez-le dans votre logiciel RH. Programmez un point de suivi, dans un délai d’un à trois mois, pour vérifier la mise en œuvre des décisions et ajuster, si nécessaire, les objectifs, les moyens et le calendrier.

Avec malibou, vous allez plus loin que la simple trame d’entretien. Notre outil RH vous permet de créer, personnaliser et lancer vos campagnes d’entretiens (annuels, professionnels, 1:1…) en quelques clics. Les questionnaires sont centralisés, les réponses facilement exploitables et les comptes rendus archivés en toute sécurité. Vos managers gagnent du temps, vos salariés bénéficient d’un suivi clair, et vous disposez d’une vision consolidée pour piloter vos ressources humaines sereinement.