Gestion de sa paie

Note de Frais Kilométrique : Calcul et Remboursement

Comment calculer et justifier une note de frais kilométrique ? Découvrez les barèmes 2025 et les obligations pour les employeurs et salariés.

Marguerite, experte paie @malibou

18.4.2025

Barème kilométrique 2025

Les indemnités kilométriques sont des éléments permettant aux employeurs de rembourser les frais des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Ces indemnités vont notamment couvrir les dépenses liées au carburant, à l'entretien, à l'assurance mais aussi à l'usure du véhicule.

Le barème fiscal des indemnités kilométriques, fixé par l'arrêté du 27 mars 2023, reste, pour le moment, le même pour l'année 2025. Il varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus annuellement.

Voitures thermiques

Voitures électriques

Les véhicules électriques bénéficient d'une majoration de 20 % sur le barème applicable.

Culture RH

Deux-roues motorisés

Pour les motocyclettes (cylindrée supérieure à 50 cm³) :

Pour les cyclomoteurs (cylindrée inférieure ou égale à 50 cm³) :

Calcul de l'indemnité kilométrique

Pour déterminer le montant à rembourser, appliquez la formule correspondant à la puissance fiscale du véhicule et à la distance parcourue.

Exemple : Un salarié utilisant une voiture de 5 CV parcourt 8 000 km dans l'année. L'indemnité sera calculée ainsi :

8 000 km × 0,357 + 1 395 = 4 251 €

Obligations de l'employeur

Justificatifs : Conservez les justificatifs des déplacements professionnels (notes de frais, relevés kilométriques) pour chaque salarié.
Plafonds : Assurez-vous que les indemnités versées n'excèdent pas les montants du barème pour bénéficier de l'exonération de charges sociales et fiscales.
Transparence : Informez vos salariés des modalités de remboursement et des barèmes appliqués.

En respectant ces directives, vous garantirez une gestion conforme et équitable des indemnités kilométriques au sein de votre entreprise.

‍

Vos questions sur les notes de frais kilométriques

Comment faire une note de frais kilométrique ?

Pour faire une note de frais kilométrique, le salarié doit indiquer : - le type de véhicule utilisé - la puissance fiscale - le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel - la période concernée - joindre les justificatifs nécessaires (relevés, agenda, fiche de déplacement, etc.). L’indemnité se calcule en appliquant le barème fiscal de l’année en cours. L’entreprise peut ensuite rembourser le salarié selon le montant défini.

Quel est le barème kilométrique pour les frais kilométriques en 2025 ?

Le barème 2025, basé sur celui de 2023, dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue annuellement. Il s’applique aux voitures, deux-roues motorisés et cyclomoteurs. Les montants sont exprimés sous forme de formules à appliquer à la distance parcourue, avec des tranches selon le kilométrage.

Quel est le tarif kilométrique pour une note de frais ?

Le tarif kilométrique varie selon : - la catégorie du véhicule (voiture, moto) - la puissance fiscale - le nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Il est fixé par l’administration fiscale et mis à jour chaque année. Le tarif peut être majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

Comment facturer les frais de déplacement au kilomètre ?

Pour facturer des frais de déplacement, le salarié ou le professionnel indépendant doit : - calculer les kilomètres effectués pour des déplacements strictement professionnels, - appliquer le barème kilométrique correspondant à son véhicule, - et détailler les trajets dans un document justificatif (note de frais, facture, etc.). Le remboursement s’effectue généralement sans justificatif de carburant, mais l’exactitude du kilométrage et la traçabilité des déplacements doivent être garanties.

Ressources complémentaires

Absence et télétravail