Téléchargez notre modèle d’entretien forfait jour prêt à l’emploi pour cadrer un entretien avec vos cadres au forfait en jours. Retrouvez ici la trame, les modèles de convocation et de compte-rendu, un outil de suivi et un plan d'action.
Qu’est-ce qu’un entretien de forfait jour ?
L’entretien forfait-jours est un rendez-vous annuel entre l’employeur et le salarié au forfait en jours. Cette réunion ne “note” pas la performance : elle consiste à vérifier les conditions d’exercice du travail et la protection du salarié.
La loi impose d’aborder quatre thèmes : charge de travail, organisation du travail, articulation activité pro et vie personnelle, ainsi que la rémunération. C’est un levier de prévention santé-sécurité et de conformité sociale.
Cadre juridique de l'entretien forfait-jours : quelles sont vos obligations ?
Dans le cadre d’un forfait en jours, les obligations de l’employeur sont les suivantes.
Base légale : Code du travail
L'article L3121-65 impose d’organiser au moins une fois par an un entretien avec chaque salarié au forfait afin d’aborder sa charge de travail (qui doit rester raisonnable), l’organisation du travail, l’articulation entre activité professionnelle et vie personnelle ainsi que la rémunération.
Bon à savoir
Cette exigence est expressément rappelée par les ressources officielles du ministère du Travail.
Document de contrôle pour un entretien forfait-jours
L’employeur doit établir et tenir un document de contrôle mentionnant le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées. Ce document peut être renseigné par le salarié, sous la responsabilité de l’employeur.
Parallèlement, il lui appartient de vérifier que la charge reste compatible avec le repos quotidien et hebdomadaire.
Avec malibou, le suivi du forfait jours devient simple et conforme. Notre module de suivi des temps permet d’enregistrer les journées travaillées et de vérifier en un coup d’œil si le salarié respecte bien le plafond légal de 218 jours par an. Vous disposez ainsi d’un suivi précis, centralisé et traçable, qui sécurise l’entreprise tout en apportant de la transparence aux collaborateurs.
Rémunération
La rémunération doit rester cohérente avec la charge induite par le forfait en jours et sa discussion fait partie intégrante de l’entretien annuel.
En cas de déséquilibre manifeste, le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes.
Conséquences en cas de manquement
Lorsque le document de contrôle est erroné ou lorsque l’entretien annuel n’est pas tenu, la convention de forfait-jours peut être déclarée inopposable ou nulle, avec à la clé des rappels d’heures supplémentaires et, le cas échéant, des dommages-intérêts.
Qui est concerné par l’entretien forfait-jours ?
Sont éligibles les salariés autonomes dont la durée de travail ne peut être prédéterminée (souvent des cadres), si un accord ou une convention collectif(ve) l’autorise et qu’une **convention individuelle écrite (**dans le contrat ou par avenant) est conclue.
L’organisation de l’entretien relève de l’entreprise, dans la gestion de l’année RH (vous pouvez planifier par services ou périmètres).
Comment préparer l’entretien forfait-jours ?
Avant de rencontrer le salarié, il est essentiel de cadrer le rendez-vous et de rassembler les éléments qui permettront d’évaluer objectivement la charge de travail, l’organisation, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, ainsi que la rémunération, conformément au cadre légal.
Convocation
Adressez une convocation formalisée qui précise l’objet de la rencontre (« entretien forfait jours »), la date, le lieu ou la tenue en visioconférence, la durée prévisionnelle et la trame utilisée (notamment le modèle de compte rendu). Indiquez explicitement la base légale en rappelant l’article L3121-65 du Code du travail et, le cas échéant, l’accord collectif applicable.
Pièces à réunir
Avant l’entretien, constituez un dossier complet. Il doit contenir le document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ainsi que la preuve du respect du repos quotidien et hebdomadaire. Ajoutez les éléments d’organisation utiles (pics d’activité par service, priorités opérationnelles, charge projet), le détail de la rémunération (fixe, variable, primes et contreparties) et, enfin, les commentaires préparatoires du collaborateur sur son autonomie, ses contraintes, son équilibre de vie et sa place dans l’organisation.
Conduite de l’échange
Conduisez l’entretien dans un registre professionnel et factuel. Veillez à couvrir de manière structurée les quatre thèmes imposés par la loi : la charge de travail, l’organisation du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, et la rémunération. Concluez par des décisions concrètes et vérifiables, puis consignez ces engagements dans un plan de suivi.
Trame d’entretien forfait jours : aperçu du modèle
La trame ci-dessous illustre la progression recommandée pour mener un entretien complet et conforme ; le modèle intégral est à télécharger.
Ouverture et rappel du cadre
Commencez par présenter l’objectif du rendez-vous, rappeler la référence juridique (article L3121-65 et accord collectif), préciser la période examinée et délimiter le périmètre en décrivant les missions, l’organisation par services et les outils mobilisés.
Charge et organisation du travail
Analysez le volume et le rythme de travail, clarifiez la répartition des tâches, vérifiez le degré d’autonomie, identifiez les périodes de forte activité et évaluez l’efficacité des outils. Objectivez enfin les effets constatés sur la santé et sur la sécurité afin de prévenir tout risque.
Repos, déconnexion et équilibre des temps de vie
Contrôlez le respect des repos quotidien et hebdomadaire, encadrez la joignabilité en dehors des horaires habituels et documentez les situations de mobilité, notamment les déplacements et le travail nomade.
L’objectif est de préserver la vie personnelle et familiale et de faire vivre le droit à la déconnexion par des pratiques claires au sein de l’équipe.
Rémunération et contreparties
Appréciez le niveau de rémunération au regard de la charge réellement supportée, examinez la part variable et les primes, vérifiez l’équité interne et la cohérence avec le marché, puis rappelez que la discussion de la rémunération fait partie intégrante de l’entretien annuel au forfait en jours.
Actions et engagements
À l’issue de l’échange, arrêtez les ajustements nécessaires, décidez des mesures d’organisation, planifiez l’évolution des outils et les actions de prévention, puis mettez le plan en suivi en fixant des jalons et en désignant un responsable clairement identifié pour chaque action.
Bonnes pratiques RH pour un entretien forfait-jours
Au-delà des obligations, quelques réflexes renforcent la sécurité juridique et la qualité sociale du dispositif.
Gestion et logiciel
Centralisez la trame, les modèles et les signatures dans votre logiciel RH, archivez le compte rendu signé, paramétrez des alertes relatives aux repos non pris et aux charges anormales, et planifiez un calendrier annuel par organisation et par service afin d’éviter les oublis.
Traçabilité
Conservez la preuve du contrôle des jours travaillés et de la tenue effective de l’entretien. En cas de carence, la convention de forfait en jours peut être déclarée inopposable ou nulle, avec à la clé des rappels d’heures supplémentaires et des dommages-intérêts.
Dialogue continu après l’entretien de forfait jour
Planifiez un point de suivi dans un délai d’un à trois mois afin de vérifier la mise en œuvre des décisions actées et d’ajuster les objectifs ou les moyens si la charge demeure déséquilibrée.
Équité et protection
Recherchez l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et veillez au respect des temps de repos, car ces dimensions constituent à la fois un enjeu de santé-sécurité et un levier de performance durable pour l’entreprise. Les ressources officielles rappellent qu’un accord collectif peut également fixer les modalités du droit à la déconnexion, au besoin complété par une charte interne.
Un entretien forfait-jours repose sur un cadre bien défini. Pour passer à l’action, téléchargez les trames et modèles prêts à l’emploi dans la boîte à outils malibou.
Enfin, grâce au module de suivi des temps intégré à malibou, vous suivez facilement les jours travaillés et sécurisez le respect du plafond légal de 218 jours. Vous gagnez en fiabilité côté employeur et offrez plus de transparence à vos collaborateurs.
