Téléchargez un modèle d’entretien annuel prêt à l’emploi pour structurer vos entretiens d’évaluation. Il comporte le bilan de l’année écoulée, les objectifs, les compétences, la formation, les commentaires et le plan d’action à envisager.
Qu’est-ce qu’un entretien annuel ?
L’entretien annuel (entretien d’évaluation) est un échange entre manager et salarié pour apprécier les performances et l’atteinte des objectifs sur l’année écoulée, puis fixer de nouveaux enjeux. Il repose sur une grille et une trame communes pour favoriser l’équité du processus. Il est en général annuel, mais la périodicité peut être adaptée (semestrielle, par exemple).
Bon à savoir
À ne pas confondre avec l’entretien professionnel, centré sur l’évolution et l’employabilité (formations, parcours) : obligatoire tous les 2 ans avec un état des lieux tous les 6 ans. Les deux entretiens peuvent être réalisés la même semaine à condition de distinguer clairement leurs objectifs, questions et documents.
Que dit la loi ? Obligations et droits
Dans le privé, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas imposé par la loi. Il devient obligatoire s’il est prévu par votre convention collective ou un accord, voire une note interne. En revanche, l’entretien professionnel est obligatoire tous les 2 ans (avec un état des lieux à 6 ans) et peut donner lieu à sanction (abondement CPF) en cas de non-respect.
Lorsque l’entreprise met en place l’évaluation, elle doit respecter plusieurs garanties :
- Une information préalable des salariés sur les méthodes et critères ;
- La pertinence et l’objectivité des indicateurs ;
- Et, la confidentialité et la durée de conservation limitée des données (RGPD).
Dans les entreprises supérieures ou égales à 50 salariés, la mise en place du dispositif d’évaluation nécessite une information, ainsi que la consultation du CSE, le Comité social et économique.
Qui est concerné et à quel rythme ?
Tous les salariés peuvent être concernés (CDI, CDD, alternants, temps partiel, télétravail). La campagne d’entretiens se planifie par équipe ou périmètre métier avec un outil unique, afin de centraliser la trame, les grilles, les commentaires et les signatures.
Objectifs et contenu : ce que l’entretien annuel doit couvrir
Un modèle efficace aborde, avec commentaires factuels, les sujets suivants :
- Bilan de l’année écoulée : missions, projets, performances, difficultés et solutions.
- Objectifs à venir : 3 à 5 objectifs maximum, indicateurs simples, échéances.
- Compétences et développement : savoir-faire du poste, comportements, formations à planifier.
- Évolution et place dans l’équipe/entreprise : envies de mobilité, élargissement de périmètre, actions concrètes.
Ce cadrage correspond aux finalités licites de l’évaluation, soit, apprécier le travail, reconnaître les résultats et identifier des axes de progrès, sous réserve d’informer le salarié, de définir des critères précis, des objectifs et des vérifiables ainsi que de respecter la proportionnalité des données collectées.
Comment préparer, conduire et suivre l’entretien
Avant la rencontre, le manager partage la trame ou grille quelques jours à l’avance. Le collaborateur prépare son auto-évaluation. Pour cela, il note les faits marquants, les réussites, ses points d’appui et ses priorités).
Le manager collecte des exemples concrets et croise les éléments issus des ressources internes (tableau d’objectifs, feedbacks de projets).
Pendant l’entretien, on commence par le bilan (faits, chiffres, exemples), puis on discute des compétences (techniques et comportementales), on clarifie les difficultés et on construit un plan d’action réaliste (avec des formations, du mentorat et l’organisation du travail).
Après l’entretien, le document est finalisé, signé (idéalement électronique), archivé dans votre logiciel RH avec un point de suivi à 3 mois. Informez le salarié des modalités d’accès à ses résultats et de la durée de conservation (proportionnée à la finalité, limitée dans le temps).
Trame et grille d’entretien annuel
Retrouvez ici la trame complète et la grille à télécharger. Voici ce qu’elle comporte.
- Bilan de l’année écoulée
- Sont relevés les faits marquants, projets livrés, résultats vs objectifs et les points de vigilance.
- Compétences et comportements
- Les compétences clés du poste sont rappelées, ainsi que la contribution à l’équipe, la coopération et les initiatives.
- Formation et développement
- Les besoins de formation sont consignés (mise à niveau outil ou produit, management), les modalités (interne, externe, tutorat), puis, les ressources et le calendrier.
- Objectifs et moyens
- 3 à 5 objectifs maximum sont fixés, ainsi que les indicateurs et jalons et les moyens fournis par l’employeur (temps, budget, appuis).
- Évolution et projets
- Vous notifiez également la mobilité envisagée, l’élargissement de responsabilités, le projet professionnel, et la compatibilité avec les changements de l’entreprise.
- Commentaires et plan d’action
- Une synthèse s’ensuit avec des commentaires croisés et les décisions prises (qui fait quoi, points d’étape, date de revoyure).
Nos conseils pour des commentaires utiles
Rédigez à la première personne du singulier (“J’ai observé…”), appuyez-vous sur des faits datés et valorisez ce qui fonctionne avant les axes de progrès.
Reliez chaque commentaire à un critère de la grille, évitez les jugements de personne au profit de l’observation de comportements au travail.
Fixez un objectif d’amélioration par sujet et proposez une action (formation, co-pilotage, rituel d’équipe).
Questions types à poser en entretien annuel
Privilégiez des questions ouvertes qui couvrent le bilan, les objectifs, les difficultés et le développement (compétences, formation), en vous appuyant sur des listes éprouvées pour structurer l’échange :
- “Quels objectifs de l’année écoulée ont été atteints ? Pourquoi ?”
- “Quelles performances vous rendent le plus fier ? Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?”
- “Quelles compétences souhaitez-vous renforcer ? Quelles formations seraient utiles ?”
- “Quels projets souhaitez-vous mener ? De quels moyens avez-vous besoin ?”
Des listes élargies existent chez plusieurs acteurs RH ; adaptez-les à votre culture managériale.
Télécharger le modèle gratuit et réussir votre campagne
Téléchargez le modèle, puis informez les salariés dès l’amont. Ensuite, formez les managers, cadrez un calendrier de campagne et respectez les règles CNIL (information, pertinence, conservation) pour une évaluation équitable et conforme :
Avec malibou, vous allez plus loin que la simple trame d’entretien. Notre outil RH vous permet de créer, personnaliser et lancer vos campagnes d’entretiens (annuels, professionnels, 1:1…) en quelques clics. Les questionnaires sont centralisés, les réponses facilement exploitables et les comptes rendus archivés en toute sécurité. Vos managers gagnent du temps, vos salariés bénéficient d’un suivi clair, et vous disposez d’une vision consolidée pour piloter vos ressources humaines sereinement.
