Le départ d’un salarié est toujours un moment sensible pour l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une démission, d’une rupture conventionnelle ou d’un départ à la retraite, chaque étape compte : restitution du matériel, solde de tout compte, transfert des connaissances, clôture administrative et paie.
Grâce à notre modèle de checklist offboarding à télécharger, vous sécurisez et harmonisez le processus, tout en respectant vos obligations légales et votre culture d’entreprise.
Qu’est-ce que l’offboarding ?
L’offboarding désigne l’ensemble des actions menées par l’entreprise pour accompagner le départ d’un salarié, de l’annonce de son départ jusqu’à la clôture de son dossier administratif. C’est l’inverse de l’onboarding, qui vise à intégrer un collaborateur.
Un offboarding réussi contribue à :
- Préserver la relation entre l’entreprise et le salarié sortant ;
- Maintenir une bonne ambiance au sein des équipes ;
- Protéger les données et les accès ;
- Et à favoriser une transmission des compétences.
Bien conduit, il améliore la marque employeur et montre que l’entreprise sait valoriser ses collaborateurs jusqu’au bout.
Que dit la loi sur le départ d’un salarié ?
Le départ d’un salarié ne s’improvise pas : la loi encadre précisément les droits du collaborateur et les obligations de l’employeur, afin de garantir une séparation conforme et sans litige.
Les obligations légales de l’employeur
Le dirigeant a le devoir de remettre plusieurs documents obligatoires lors du départ d’un employé :
- Le certificat de travail ;
- Une attestation Pôle emploi ;
- Le reçu pour solde de tout compte ;
- Le dernier bulletin de paie ;
- Et les éléments liés à la portabilité de la mutuelle.
Ces documents doivent être remis à la date effective de départ, sous peine de sanctions ou de litiges prud’homaux.
Le calcul du solde de tout compte
Le solde de tout compte comprend toutes les sommes dues au salarié :
- Le dernier salaire,
- Les congés payés restants,
- Les primes éventuelles,
- Et les indemnités de rupture (licenciement, rupture conventionnelle, retraite).
Une erreur de calcul peut entraîner un redressement ou une réclamation du salarié. D’où l’intérêt d’utiliser une checklist complète d'offboarding, intégrant la paie et les obligations sociales.
Qui est concerné par la procédure d’offboarding ?
L’offboarding s’applique à tous les départs, quel que soit le contrat ou le statut du salarié :
- CDI, CDD ou alternance ;
- Départ volontaire ou licenciement ;
- Fin de mission, mutation ou retraite.
Les équipes RH, les managers et parfois les équipes IT sont directement impliqués dans le processus. Chacun a un rôle précis à jouer :
- Le manager prépare le transfert de compétences ;
- Les RH assurent la conformité administrative et paie ;
- L’informatique gère les accès et la sécurité des données.
En coordonnant ces acteurs grâce à une checklist offboarding ciblée, on évite les oublis et les erreurs.
Quels sont les objectifs d’un offboarding bien mené ?
Un offboarding structuré poursuit plusieurs buts.
Sécuriser le processus RH et paie
Un départ mal géré peut entraîner des erreurs de paie ou des retards dans les déclarations sociales. En suivant une checklist RH complète, vous garantissez la conformité légale et la clôture des dossiers dans les délais.
Préserver l’image de l’entreprise
Le départ d’un salarié, bien géré, contribue à une bonne marque employeur. Il laisse une dernière impression positive, favorisant les recommandations, les retours éventuels ou le bouche-à-oreille.
Assurer la continuité opérationnelle
L’objectif de l’offboarding est aussi de favoriser la transmission des compétences et des documents clés. Une passation structurée évite les pertes d’informations et aide les équipes à rester performantes après le départ.
Comment bien préparer le départ d’un salarié ?
Préparer le départ d’un salarié, c’est avant tout anticiper. En planifiant chaque étape, administrative, humaine et logistique, l’entreprise effectue une transition respectueuse et sans erreurs.
1. Anticiper dès l’annonce du départ
Dès que la rupture du contrat est actée, les RH doivent lancer la procédure d’offboarding. Prévenir les services concernés, planifier la passation et collecter les informations nécessaires sont les premières étapes.
2. Planifier la passation de poste
Le manager et l’employé définissent ensemble le contenu du transfert de compétences : dossiers en cours, outils utilisés, contacts clients, procédures internes. L’idéal est de documenter cette étape pour faciliter l’intégration du remplaçant.
3. Gérer les aspects administratifs et juridiques
Vérifiez les préavis, les droits à congés, les éventuelles clauses (non-concurrence, confidentialité) et préparez les documents obligatoires. Un modèle offboarding RH vous aide à ne rien oublier.
4. Préparer la paie et les indemnités
Calculez précisément le solde de tout compte et les éventuelles indemnités de départ. Avec une solution intégrée comme malibou, la paie est automatiquement ajustée : plus d’erreurs ni de ressaisies manuelles.
5. Organiser la sortie logistique
Restitution du matériel (ordinateur, badge, téléphone), désactivation des accès, clôture des comptes utilisateurs : ces détails sont importants pour la sécurité des données et la bonne organisation interne.
6. Réaliser l’entretien de départ
L’entretien est l’occasion de recueillir le ressenti du salarié, de comprendre les raisons du départ et d’améliorer l’expérience collaborateur. Cet échange, souvent négligé, apporte un retour précieux pour ajuster la politique RH.
7. Communiquer en interne
Prévenir l’équipe du départ, remercier le collaborateur, organiser un pot de départ ou un message collectif : ces gestes simples renforcent la culture d’entreprise et le sentiment d’appartenance.
Pourquoi utiliser une checklist d’offboarding ?
Utiliser une checklist d’offboarding, c’est utile pour ne rien oublier. En effet, elle guide les équipes RH à chaque étape et elle sécurise le départ de l’employé.
Ne rien oublier
Un départ implique de nombreuses étapes : administratives, paie, matériel, juridique. Le modèle offboarding malibou centralise tout en un seul document, pour garantir la conformité et la sérénité.
Gagner du temps et fiabiliser le processus
Grâce à une trame structurée, les RH peuvent suivre pas à pas chaque étape, assigner les tâches aux bons interlocuteurs et éviter les retards.
Offrir une meilleure expérience salarié
Un départ bien préparé, clair et respectueux, marque positivement le collaborateur. Il se sent considéré jusqu’à la fin de son parcours, ce qui renforce votre réputation employeur.
Ressource à télécharger : la checklist offboarding malibou
Téléchargez dès maintenant notre checklist offboarding RH pour gérer le départ d’un salarié en toute sérénité. Vous y trouverez :
- Une liste complète des documents à remettre ;
- Les étapes à suivre de la paie et des indemnités ;
- Les rappels légaux essentiels ;
- Et les conseils de nos experts paie et RH malibou.
Cet outil gratuit vous aide à sécuriser le processus tout en gagnant du temps.
L’offboarding ne doit pas être vécu comme une contrainte, mais comme une étape naturelle du cycle de vie d’un collaborateur. Avec la bonne méthode, il devient une opportunité d’amélioration et de valorisation de la marque employeur.
En suivant la checklist offboarding malibou, vous obtenez la conformité et la tranquillité tout en cultivant une image d’entreprise attentive et professionnelle.
Téléchargez vite votre check list offboarding gratuite !
